Plano de Negócios para que serve e como fazer

O Plano de Negócios é uma ferramenta que permite ao empresário planear o futuro da sua empresa. A definição de algumas metas e objetivos não só lhe permite clarificar a situação em que o seu projeto empreendedor se posiciona no mercado concorrencial, como preparar alternativas que se ajustem melhor e, enfrentar as dificuldades que se vierem a colocar. O projeto de Plano de Negócios é um referencial que durante a exploração da empresa permitirá, também, verificar como é que os objetivos e metas traçados estão a ser cumpridos e como se pode adequar a estratégia para melhorar o desempenho. Vamos ver para que serve e como fazer um Plano de Negócios.

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O que é um Plano de Negócios

O plano de negócios é um documento que descreve o negócio e permite orientar o empresário e a sua equipa ao longo do tempo.

Descreve os objetivos do empreendimento, antecipa situações e cria a estratégia e os caminhos para os atingir.

Para o conseguir tem de incluir uma análise do mercado, dos concorrentes, do público-alvo bem como da estratégia para a operação.

É com esta análise que será possível ter uma visão e entendimento mais completo da realidade, permitindo encontrar melhores soluções para os desafios que se vierem a colocar.

Uma outra vertente para que serve um plano de negócios é na ótica dos investidores, sócios e restantes “stackeholders” pois permite dar uma visão clara da viabilidade da empresa.

Para que serve um Plano de Negócios

Quando o empreendimento está na fase de arranque serve para mostrar os desafios que se colocam, permitindo ajudar a encontrar estratégias adequadas para os superar e mostrando a viabilidade de cada alternativa que se antevê.

Mostra o posicionamento da empresa dentro do mercado, o que a distingue da concorrência, quais as características do público-alvo e como se pode balancear a empresa para ultrapassar os desafios do arranque.

Já se a empresa estiver em operação, o projeto de Plano de Negócios permite encontrar estratégias para a expansão da empresa, para o lançamento de novos produtos e, sobretudo, é um guia que permite saber em qualquer momento como é que os objetivos estão a ser cumpridos.

O planeamento das atividades é um passo importante para o sucesso.

O Plano de Negócios é uma ferramenta importante porque permite evitar que algumas decisões menos acertadas sejam tomadas.

Primeiro tem que se verificar qual o impacto dessas decisões nos vários planos da empresa e, finalmente, o impacto económico e financeiro, permitindo ajustar a decisão por forma a maximizar o impacto positivo e minimizar ou eliminar o impacto negativo.

Com este plano é possível demonstrar a viabilidade do empreendimento, sob os vários pontos de vista, seja estratégico, operacional, técnico, de mercado ou económico e financeiro.

Vantagens do Plano de Negócios

Para além de permitir planear as atividades da empresa, este documento dá uma visão de como a empresa vai funcionar, como os seus produtos e serviços se adequam às necessidades dos futuros clientes, como vai a concorrência reagir e de que forma nos propomos ultrapassar as dificuldades.

Muitas vezes o excesso de confiança dos empreendedores leva-os a não fazer o plano de negócios. Essa é a principal causa de fracasso das empresas.

Outra das razões para que serve um plano de negócios é que o próprio processo da sua elaboração ajuda a estudar com maior profundidade o mercado, clientes, fornecedores e concorrentes, e a traduzir a ideia em valores que serão, finalmente, uma antevisão dos resultados da empresa.

Permite visualizar os resultados económicos e financeiros que se anteveem, facilitando a comunicação com os sócios, financiadores ou eventuais empréstimos.

Outra grande vantagem do projeto de Plano de Negócios é que a sua elaboração permite:

• Organizar melhor as ideias;
• Fornecer à gestão os resultados económicos e financeiros de cada ação que for planeada;
• Melhorar a comunicação entre a equipa e reforça a sua confiança e empenho;
• Ajudar a eventual pedido de crédito ou na obtenção de algum recurso difícil;
• Ajudar na transparência da gestão;
• Alinhar as expectativas de todos os intervenientes, sócios e investidores.

Como Fazer um Plano de Negócios

Embora com algumas variações a maioria das publicações e literatura existente aponta para que o Plano de Negócios de uma empresa tenha os seguintes capítulos:

• Sumário Executivo
• Análise de Mercado e Análise Estratégica
• Plano de Marketing
• Plano de Operações
• Plano Financeiro
• Análise Estratégica

Sumário Executivo

Este é o capítulo mais importante do plano de negócios, na medida em que sumariza as principais metas e estratégias para as levar a cabo e detalhadas nos capítulos seguintes.

Sendo o primeiro a ser lido é o que vai causar uma boa primeira impressão, quer a futuros sócios, quer a potenciais investidores ou parceiros de negócio.

No sumário executivo devem ser detalhados os seguintes aspetos:

• descrição do empreendimento;
• qual a missão da empresa;
• impacto que pode causar no mercado;
• descrição do perfil da equipa empreendedora;
• descrição do perfil dos colaboradores e que formação específica será necessária aos colaboradores;
• produtos e serviços oferecidos e a diferenciação da concorrência, com os principais benefícios que eles trazem;
• perfil dos potenciais clientes;
• localização, caso se trate de uma empresa física;
• investimento a ser feito;
• natureza jurídica.

Embora este seja o primeiro capítulo a ser apresentado, como reflete todo o resto do plano de negócios, tem também de ser o último a ser atualizado com os dados e conclusões das várias componentes do plano.

Análise de Mercado

Neste capítulo englobam-se análises ou pesquisas de mercado o mais completas possível sobre os clientes, concorrentes e fornecedores.

Estudo de Clientes

Neste capítulo pretendemos conhecer bem os potenciais clientes.

O que podemos fazer para os atrair e depois para os reter.

Sem esquecer que é mais difícil e mais caro conseguir atrair do que reter os clientes, a estratégia a desenvolver deve ter isto em conta.

Para poder caracterizar os potenciais clientes, alguns pontos que devem ser considerados:

• Que tipo de clientes vai ter? Pessoas ou empresas?
• Qual é a faixa etária, género, escolaridade, entre outros, que vai ser predominante no negócio?
• Com que frequência é que consomem o produto ou serviço que oferecemos?
• Onde costumam comprar?
• Onde gostariam de comprar?
• Quais as empresas concorrentes, que os potenciais clientes mais admiram? E porquê?
• O que mais valorizam numa empresa?
• O que os leva a procurar por este produto ou serviço?
• Com que frequência voltam a adquirir estes produtos ou serviços?
• Quais os meios de comunicação que normalmente utilizam para se manterem informados?
• Quais os critérios que consideram na hora de tomar a decisão de compra?

A recolha desta informação não cai do céu e não pode presumir que já sabe tudo sobre esta matéria.

Deve recolher informação utilizando inquéritos, entrevistas, reuniões com hipotéticos clientes ou, até, se o orçamento o permitir, utilizando serviços especializados.

Análise da Concorrência

Identificar quais são os concorrentes de maior relevância no mercado em que se propõe participar.

Verifique os pontos fortes e fracos de cada um deles.

Com este conhecimento poderá encontrar formas de melhor diferenciar e tornar mais competitivos os produtos ou serviços.

Conhecer boas práticas que são praticadas e que nos podem servir também de orientação e também ao invés, comportamentos ou ações que devem ser evitadas.

Alguns pontos a considerar no projeto de plano de negócios, para se obter uma análise completa:

• Qual é a qualidade do produto ou serviço oferecido pelo concorrente?
• Quais os preços praticados?
• Existem novas técnicas de vendas usadas pelos concorrentes?
• O público é o mesmo a que nos dirigimos?
• O que leva um cliente a escolher a empresa em questão?
• O que leva um cliente a desistir de fazer negócio com essa empresa?
• Quais as ações de divulgação e promoções o concorrente faz?
• Que característica tem o atendimento prestado ao cliente?
• Quais são as condições de pagamento que oferece?
• Que horas abre e fecha o espaço físico?
• Quais serviços extras oferece, por exemplo entrega em casa?
• O que podemos oferecer que os concorrentes não oferecem?
• Quais são os sistemas de informação de suporte aos processos do negócio, usados pela concorrência?
• Qual a logística da distribuição mais usada no mercado?
• Que tipos de promoção são utilizados pela concorrência?

Outro ponto importante a considerar é como cada concorrente pode reagir diante da abertura da sua empresa!

Análise de Fornecedores

Os fornecedores vão ser os parceiros do negócio que irão disponibilizar as matérias-primas, equipamentos, sistemas e outros bens e serviços necessários ao bom funcionamento da empresa.

Para melhor planear a abertura da empresa, precisamos de os conhecer e escolher os que melhor se adequarem às necessidades particulares.

Estes são alguns pontos a considerar durante a análise de fornecedores:

• O que é preciso adquirir?
• Quais são as empresas que fornecem cada item necessário?
• Quais são os preços praticados por cada uma delas?
• Quais são as condições de pagamento?
• Quais são os prazos de entrega?
• Como é o suporte oferecido?
• Quais são as quantidades mínimas de pedido?
• Onde estão localizados os fornecedores?

É boa política ter mais do que um fornecedor, em particular para os produtos ou serviços mais cruciais para o negócio.

Assim, só fica com uma maior capacidade negocial mas, sobretudo, diminui o risco do negócio parar se esse único fornecedor falhar as entregas.

Plano de Marketing

É no plano de marketing que devem ser descritos com pormenor as características de cada produto ou serviço que se pretende oferecer.

Características como as cores, os sabores e aromas, a embalagem, a qualidade, as certificações que possam existir, os rótulos, as marcas, logótipos, pegada ambiental e tudo o que se aplicar a cada produto ou serviço produzido.

Algumas questões que devem ser abordadas:

• Como se pode descrever o produto ou serviço que oferecemos?
• Qual o preço a que será vendido e qual a margem de lucro?
• O preço é comparável ao do mercado?
• Como se destaca o produto da concorrência?
• Qual será o comportamento do cliente em relação a este produto/serviço?
• É um produto para um mercado local ou abrangente? Nacional ou internacional?
• Como se deve fazer a divulgação do produto?
• As vendas serão feitas em lojas físicas ou online?
• E se forem online como se faz a entrega?
• Qual o plano de distribuição mais utilizado?

Esta é a base de partida para que toda a equipa envolvida no projeto ficar a conhecer melhor as características únicas do produto ou serviço que se pretende vender no mercado.

Plano de Operações

Neste plano pretende-se clarificar qual vai ser o valor das vendas nos vários meses, desde a abertura da empresa ao público.

Com essa estimativa de vendas teremos de calcular quais serão os custos para produzir os produtos e serviços, nomeadamente os custos de matérias primas, os custos de mão de obra e restantes custos de exploração do negócio.

Alguns pontos a considerar nesta fase de construção do projeto de Plano de Negócios:

• quanto tempo leva para que uma venda seja efetuada;
• quantos colaboradores serão necessários;
• quais as qualificações requeridas para os colaboradores;
• quais são os equipamentos e materiais necessários para que as vendas feitas sejam concretizadas;
• quais as capacidades produtiva, de distribuição e armazenagem;
• a disponibilidade dos produtos ou matérias-primas nos fornecedores e o prazo de entrega de cada um desses itens.

No caso de um plano de negócios ser para uma empresa que terá um espaço físico ou uma área industrial, tem de fazer um desenho com a disposição dos equipamentos no espaço disponível por forma a otimizar os percursos entre equipamentos.

Plano Financeiro

Tome nota de todos os valores monetários que serão necessários para o financiamento e a gestão diária da empresa.

O capital social, aquisição de equipamentos, os custos operacionais, sejam custos fixos ou variáveis, as necessidades de fundo de maneio e tudo o que for preciso para o plano de negócios.

Quanto vamos gastar em domínios, hospedagem de sites e-commerce, salários, publicidade, rendas, seguros, entre outros.

Fica-se assim a saber qual o total do investimento que vai ser necessário não só para o arranque, mas também, para se manter nos primeiros meses enquanto o resultado ainda não for lucrativo.

Com este cenário fica também a saber se consegue fazer o investimento sozinho ou se precisa de ter investidores que o ajudem ou, ainda, se será necessário contrair algum empréstimo.

Inclua um resumo com a Demonstração de Resultados (DR) onde será fácil de ver as receitas e despesas lada a lado e poderá perceber melhor quanto tempo o negócio precisa para que o retorno do investimento se realize.

Análise Estratégica

Para complementar como fazer um Plano de Negócios, não podia faltar a análise estratégica do empreendimento.

Podemos utilizar uma Análise SWOT, acrónimo do termo inglês, Strenghts, Weaknesses, Opportunities e Threats ou em português, Fraquezas, Oportunidades, Forças e Ameaças, análise FOFA.

Com esta ferramenta avaliamos o ambiente externo e interno do empreendimento, bem como as oportunidades e as ameaças que podem surgir.

Na realidade é o cruzamento de 4 quadrantes que se podem visualizar neste quadro:

Pontos Fortes

• Quais as características em que somos melhores que a concorrência
• Quais as vantagens da empresa, produtos ou marca

Pontos Fracos

• Quais os pontos em que a concorrência nos supera
• Quais as limitações da empresa, produtos ou marca

Oportunidades

• Quais as oportunidades que ainda se encontram por explorar
• Quais as tendências que favorecem a empresa, produto ou marca

Ameaças

• Quais os fatores que influenciam negativamente o processo de venda
• Quais os obstáculos que existem interna e externamente

Avaliação de Cenários no Projeto de Plano de Negócios

Outra razão da importância para que serve um Plano de Negócios é a avaliação de diferentes cenários. Trata-se de simular diferentes alternativas nos vários parâmetros do negócio.

Podemos considerar cenários mais otimistas, mais pessimistas ou, também, cenários mais realistas. O importante é simular alternativas e analisar o impacto que têm nos resultados.

Tal vai possibilitar uma visão mais clara não só do cenário atual como o que pode vir a ser encontrado no futuro e poder planear estratégias para esses impactos.

Cada um dos principais cenários que podemos considerar:

• cenário otimista: considera um ambiente muito favorável para o negócio, com metas que são ultrapassadas, despesas abaixo do estimado e com baixos custos de produção;
• cenário pessimista: considera possíveis adversidades, prevendo as piores situações possíveis para que a equipa possa saber antecipadamente como se pode fazer face a estas situações, caso seja necessário;
• cenário realista: é um que nos parece ser o mais adequado à realidade que encontramos nas análises feitas. Não é otimista nem pessimista. Baseia-se nas informações verdadeiras a que acedemos e de forma bastante crítica.

Ferramentas e apoios para ajudar na construção do Plano de Negócios

Recomendamos algumas ferramentas e apoios que podem ajudar na melhor forma de como fazer um Plano de Negócios:

• Apoio do IAPMEI: disponibiliza ferramentas de apoio à gestão, avaliador dos níveis de inovação; diagnóstico financeiro e de maturidade digital, entre outros;
• Guia para o seu Negócio: do Governo Português.
• O Pássaro no Ombro™ tem vários artigos onde se explica passo a passo como pode desenvolver o plano de negócios, com exemplos.

Conclusão

O próprio processo de elaboração do plano de negócios, ao obrigar a pensar, investigar, analisar e documentar é a melhor forma de não ser surpreendido por imprevistos e fazer com que o negócio funcione e possa ter sucesso.

Poder mostrar detalhes dos vários planos, marketing, operacional e financeiro deixa bem claro, quer para si quer para sócios, parceiros ou possíveis investidores quais as estimativas de rentabilidade do projeto e a confiabilidade da visão que está subjacente ao projeto.

A Análise SWOT é também uma forma de mostrar a visão estratégica da empresa que será importante para investidores, ou para os próprios colaboradores se sentirem envolvidos e motivados para o projeto.

Esperamos ter sido úteis, não só a esclarecer o que é e para que serve um Plano de Negócio, mas também em como o fazer.

Ser um um empreendedor de sucesso exige de facto muito trabalho.