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A Caixa de Entrada de Email, Dicas para Gerir Melhor o GMail

Caixa de entrada de email gerir melhor o Gmail

Configurar a caixa de entrada de email, nomeadamente da conta Google do Gmail, permite gerir melhor os emails que se recebem e otimizar o processo de utilização da conta. Vamos dar 6 dicas para, de forma muito rápida, pôr em prática uma gestão mais adequada da caixa de entrada Gmail.

Tempo de leitura: 6 minutes

Ajustar a Densidade de Visualização na Caixa de Entrada de Email

Se tiver muitos emails a chegarem diariamente e não conseguir geri-los, chega um momento em que a quantidade de emails, uns lidos e outros ainda não, enchem por completo o écran.

Se não foram ainda tomadas medidas para organizar os emails, é chegado o momento de o fazer.

Pode ser necessário ter a informação do remetente, assunto e data, de forma mais condensada para se poder ter uma visão mais abrangente.

Para isso, selecionar a opção “Definições”, clicando na roda dentada que está no canto superior direito.

Quando selecionada, abre-se uma barra de “Definições Rápidas”.

Fig 1 Gmail caixa de entrada Definições Rápidas
Fig 1 Gmail caixa de entrada Definições Rápidas

Pode-se experimentar a opção com “densidade mais elevada”.

Fig 2 Ajustar densidade Caixa de entrada de email
Fig 2 Ajustar densidade Caixa de entrada de email

Pode-se, também, experimentar a densidade normal.

Das três opções deve-se escolher a que melhor se ajusta ao processo de trabalho de cada pessoa.

Mensagens Não Lidas na Caixa de Entrada de Email

Na consulta aos emails, que se faz diariamente, a alguns deles respondemos, uns tantos apagamos e outros deixamos para uma análise posterior.

Acontece que ao fim de algum tempo a caixa de entrada de email fica com algumas mensagens já lidas e outras ainda por abrir. Pode gerar-se, assim, uma grande confusão.

Por isso de uma forma rápida, pode separar as mensagens lidas das não lidas, para dar seguimento mais rápido às que ainda não foram lidas.

No menu de “Definições Rápidas” escolhe-se a opção “Tipo de Caixa de Entrada”, para colocar as mensagens “Não Lidas Primeiro” e, assim, aparecerem separadas das já lidas e no topo da caixa dos emails.

Experimentam-se as outras opções, para percebermos quais as que se ajustam melhor em cada momento.

Fig 3 Mensagens não lidas primeiro caixa de entrada Gmail
Fig 3 Mensagens não lidas primeiro caixa de entrada Gmail

Dividir o Écran na Horizontal ou na Vertical

Embora dependendo da dimensão do écran utilizado, podemos ter formas mais funcionais para visualizar os emails.

O écran pode ser dividido em duas partes, sendo que numa delas se vêm os emails e noutra se pode ler o conteúdo do email selecionado.

Basta para isso, nas “Definições”, selecionar o “Painel de Leitura” na opção para ler o conteúdo dos emails à direita ou abaixo da caixa de entrada.

Selecionando “à direita da caixa de entrada”, aparece:

Fg 4 Dividir écran à direita da caixa de entrada
Fg 4 Dividir écran à direita

Selecionando a opção para visualizar a mensagem “abaixo da caixa de entrada” do email, o resultado apresenta-se assim:

Fig 5 Dividir écran na horizontal
Fig 5 Dividir écran na horizontal

Por outro lado, a opção “Sem divisão”, no “Painel de Leitura”, vai apresentar todos os emails.

Neste caso, para ler o conteúdo de um deles, seleciona-se esse email e seremos levados para uma nova página. Para ler novos emails tem de se voltar atrás, tornando este processo pouco eficaz.

Embora a divisão do “Painel de Leitura” seja muito útil quando estamos a ler as mensagens, pode ser interessante ter, de forma rápida, uma visão mais abrangente de todos os mails.

Basta clicar no canto superior direito, para “alterar o modo de painel dividido”.

Fig 6 Alterar modo painel dividido
Fig 6 Alterar modo painel dividido

Esta possibilidade pode ser útil quando no início de uma sessão queremos verificar se chegou um determinado email.

Também é útil para apagar emails ainda não lidos e que não temos qualquer interesse em guardar.

Minimizar o Menu Principal

Se a caixa de entrada de email for muito utilizada, uma forma de ganhar espaço no écran é minimizar o menu principal.

Basta clicar, no canto superior esquerdo, as 3 barras horizontais ao lado do logótipo do GMAIL.

Fig 7 Minimizar menu principal
Fig 7 Minimizar menu principal

Usar a Opção de Pesquisa Avançada para Localizar um EMail

Se quiser encontrar rapidamente um email, basta ir à barra de pesquisa e clicar na seta. Preenchem-se os parâmetros adequados, para pesquisar o referido email.

Fig 8 Pesquisar caixa de entrada Gmail
Fig 8 Pesquisar caixa de entrada Gmail

As Pastas da Categoria Social e Promoções

No menu principal pode-se aceder a pastas já criadas e, também, a pastas em que o Gmail automaticamente coloca algumas mensagens.

Estão nesta “Categoria” os emails classificados como “Social” e “Promoções”.

Se precisar de colocar noutra pasta, criada anteriormente, algum destes emails, basta clicar no símbolo “marcadores” e escolher a pasta para onde se pretende que o email fique arquivado.

Fig 9 Organizar caixa de entrada de email com marcadores
Fig 9 Organizar caixa de entrada de email com marcadores

É também nesta opção que pode criar pastas com o assunto que for adequado à organização do correio eletrónico.

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